Klopotné hledání GTD nástrojů

Pod vlivem četby knihy D. Allena Get Things Done, jež nedávno vyšla v českém překladu, jsem se rozhodl na vlastní kůži vyzkoušet populární učení tohoto "Mistra Sekty produktivity".
Vybaven odhodláním, jal jsem se nejprve hledat vhodné nástroje, které by mou snahu uspět v GTD podpořily. Sám Allen ve svém kánonu tvrdí, že úspěch GTD tkví v přístupu a nikoliv v nástrojích -- a ti, kdož GTD už delší dobu používají, to jen potvrzují. Přesto všechno jsem chtěl mít jasno ve věci toho, kam budu své úkoly, projekty a kontexty zapisovat dřív, než začnu -- přecjen nějakou ztrátu GTD morálky a důvěry ve svůj GTD systém si nemohu v průběhu GTD experimentu dovolit.

Má oblíbená hledací korporace nalezla na dotaz "gtd tools", jak je jejím zvykem, mnoho SEO-relevantních materiálů, z nichž za zmínku stojí pouze jeden všeobjímající seznam nástrojů.
Vybaven částečným neúspěchem jsem se obrátil na jinou hledací službu, poněkud více web2 laděnou... ano, mám na mysli samozřejmě Twitter. Díky němu se na mou hlavu sneslo během několika hodin množství tipů, rad, názorů a podstatných připomínek, za což všem zúčastněným děkuji. (Tento post je tedy i jakousi splátkou twittroscéně.)

Disclaimer: Následující hodnocení berte s rezervou. To, co platí pro můj GTD styl, velmi pravděpodobně nebude platit pro ten váš. Nejsem nijak zainteresovaný na podpoře níže uvedených nástrojů a můj přehled je subjektivním názorem. Předesílám, že o GTD nic moc vlastně dohromady nevím.

Okrajové podmínky

Coby webově zaměřený člověk přesvědčený o tom, že webovým aplikacím patří budoucnost, jsem se soustředil výhradně na www nástroje. Už toto rozhodnutí značně snižuje použitelnost mého průzkumu pro ostatní, zároveň ale efektivně zužuje oblast pátrání. Nechci tedy mít starost s více desktopovými instalacemi, se synchronizací dat, s aktualizací software, atd.

Dalším klíčovým rozhodnutím bylo přijetí faktu, že není na světě ideální nástroj, jenž by dokázal pokrýt GTD metodiku v celé její úplnosti. Tato volba tak poskytuje koncepční rámec mému questu: budu hledat dva WWW nástroje, jeden zaměřený na GTD operativu pro organizaci úkolů, projektů a kontextů (GTD CPU+RAM), druhý pak pro ukládání, organizaci a vyhledávání dat, tedy GTD archiv (GTD HDD).

Své WWW nástroje pak doplním o kvalitní papírový zápisník, jenž bude v GTD terminologii představovat jen další GTD inbox pro sběr dosud nerozhodnutých záležitostí. Papír je médum nepostradatelné ve vrcholně kreativních okamžicích.

Kritéria výběru

Podle čeho budu nástroje posuzovat? Zajímají mě tyto vlastnosti:
1. jednoduchost/přehlednost -- od kvalitního nástroje nevyžaduji "bloated functionality", naopak "chci spíše málo, ale poctivě",
2. soulad s GTD učením -- ne všechny zkoumané nástroje implementují potřeby GTD, naopak, některé jsou navrženy pro jiný účel (což ale nemusí vadit),
3. mobilní přístup -- většinou budu pracovat na desktopu s kvalitním prohlížečem, jen několik málo úkonů GTD operativy chci provádět v terénu -- zejména prohlížení akcí v daném kontextu (@supermarket, @auto) a zadání nové akce (pro pozdějsí zpracování). Mobilní přístup do archivu nepovažuji za důležitý;
4. omezení komerční/funkční/jiná -- za použití některých nástrojů se platí, avšak všechny nabízejí free trial, účet, který má většinou nějaký "motivační" háček. Systémy také občas postrádají nějaký podstatný prvek;
5. organizace pomocí tagů -- po archivačním nástroji požaduji možnost hledání pomocí štítků (labelů? hrome, jak správně česky přeložit tags?), u operativy tato funkce občas překáží,
6. integrace s emailem -- bylo by dobré, kdybych mohl ze svého maileru přeposlat do GTD operativy akci, jež by se automaticky zařadila k příslušnému projektu jako další krok -- a naopak, není od věci, když operativa umí mailovat např. seznam úkolů na daný den (toto kritérium ale nemá velkou váhu);
7. ochrana soukromí, sdílení dat -- zajímavou otázkou je sdílení archivu. Občas chci některé položky ze svého GTD archivu zveřejnit, většinou však mají zůstat privátní. Rovněž se chci soustředit výhradně na osobní GTD operativu. Sdílení svých GTD záležitostí s ostatními (některé nástroje jsou víceuživatelské) mě nezajímá.

Kandidáti - operativa

Basecamp
O nějaké jednoduchosti zde nemůže být řeč. Basecamp je propracovaný projekt od známé firmy 37signals, orientovaný na komplexní projektový management. Je jisté, že GTD metodika je implementována dobře, jenže -- je pouze nepatrnou částí systému, který je od základu budován jako víceuživatelský. Pokud BC použije jednotlivec, jde o značný overkill. Tento systém je výborným řešením pro malé firmy a cena ($24 za měsíc) tomu odpovídá.

Nozbe
Z mého pohledu poměrně nepřehledné uspořádání a textuplný grafický design, kvůli němuž jsem se k důkladnějšímu posouzení ostatních kritérií této služby ani nedostal. Možná je v ní ukryt někde skvělý GTD prostředek, ale neměl jsem trpělivost ho hledat, možná mi byl jen Nozbe nesympatický. A když se k tomu přidalo omezení maximálního počtu projektů v trial verzi na 5... (pokud chcete tuto překážku odstranit, zaplatíte €54 za rok).

Remember The Milk
Naprostá klasika v oboru. Výtečné a přehledné zpracování, bohužel, nepodařilo se mi zjistit, jak uspořádat tasky do projektů. Je ovšem pravda, že podle D. Allena se od GTD operativy nevyžaduje nic jiného, než právě jenom správa seznamů, v tomto ohledu je RTM zcela vyhovující. Jako použitelné řešení pro projekty se jeví uložení výsledků hledání do speciálních seznamů -- co projekt, to seznam akcí s jedním společným tagem. Ostatní kritéria (např. 3, 6) jsou splněna bez chyby. Cenu za "upgrade" ($25 ročně) ovšem málokdo zaplatí, protože základní účet, jenž je zdarma, zcela postačuje.

SimpleGTD
Kritérium 1. je excelentně splněno, snad už kvůli samotnému názvu. SimpleGTD nabízí právě jen základní GTD operativu a nic jiného. Je ovšem pravda, že někdy jde o jednoduchost spartánskou, např. mobilní přístup a mailová integrace... ehm... nil. To, že projekty nelze do sebe vnořovat, klidně oželím, nicméně i tak jednoduchá věc, jako je zadání data k akci, je bohužel v SimpleGTD poměrně nepodporovaná. Použití je zdarma, očekává se příspěvek $10.

Tracks
Tracks je, narozdíl od všech ostatních testovaných systémů, třeba stáhnout a nainstalovat na vlastní server, což může pro někoho znamenat rozhodující NE. Jde o GPL systém napsaný ve framworku Ruby on Rails, jenž je dobré si nejprve vyzkoušet. Chvíli mi trvalo, než jsem Tracks přišel na chuť, ale jen chvíli, než mi došlo, že uspořádání je poměrně logické a efektivní. S mobilním přístupem se počítá (jsou k dispozici i RSS kanály), zatímco mailová integrace není součástí instalace. Je možné ji ale podle rad na webu snadno dodělat -- Tracks mají kolem sebe silnou komunitu. Pokud chcete mít nad daty vlastní kontrolu a chcete si GTD operativu doladit podle svých potřeb, nehledejte dál.

Vitalist
Když jsem se poprvé přihlásil k testovacímu účtu Vitalist, okamžitě mě napadlo, že "tohle je ono". Přehledný, navenek jednoduchý, avšak kompletně funkcemi vybavený systém. Podle GTD učení byl Vitalist přímo navržen, počítá např. i se vstupním inboxem, kam je možno přeposílat maily k zařazení, projekty lze vnořovat (jako podprojekty). Mobilní verze... naprosto bez chyby. Účet zdarma je bohužel opravdu jen testovací -- za nejzávažnější omezení považuji maximální počet deseti projektů. Cena za základní použitelný účet ($5/měsíc) je však adekvátní.

Kandidáti - archiv

del.icio.us
Delicious jsem do výběru zařadil spíše pro pořádek. Tato známá sociálně-bookmarková síť se sice jako GTD archiv použít dá, ovšem jen tehdy, mají-li veškeré skladované položky charakter URL. Štítky představují základní prvek organizace položek, nicméně primárním zaměřením služby je sdílet záložky -- pokud chcete soukromý archiv, musíte to u každé(?) položky explicitně nastavit.

Evernote
Relativně nový, přesto již dobře známý systém. Uživatel vlastní jeden či více notesů (notebooků), v nichž jsou zaznamenané položky organizovány pomocí štítků. Celý notes je možné sdílet, nikoliv však jednotlivé položky. Jedna položka nemůže být zařazena do více notesů, může obsahovat datové přílohy, ovšem jen určitých vybraných běžných formátů. Základní účet, jenž je zdarma, dovoluje uložit 40 MB dat, za $5 měsíčně je možno tuto hranici zvýšit na 500MB. Evernote nabízí integraci do Windows a iPhone a skvělý bookmarklet do prohlížeče (možnost rychlé archivace položky, kterou právě prohlížíte). Kritéria 3 a 6 jsou implementována bezchybně.

Twine
Twine, jenž je stále v betaverzi, už používám poměrně dlouho a po počátečních výhradách ohledně jeho složitosti jsem s ním velmi spokojen. Základním datovým celkem tohoto sémantického systému je tzv. twine, což je obtížně definovatelná entita -- něco mezi společným tématem sdružujícím zainteresované uživatele, diskusní skupinou, kanálem novinek a archivním šanonem. Položky v twine mohou mít různorodou podobu -- bookmarky, poznámky, dokumenty, obrázky, videa -- a mohou být sdíleny samostatně tak, že jsou viditelné z více twines zároveň. Štítky pro každou položku systém navrhuje automaticky, mohou být samozřejmě modifikovány. K dispozici je i emailová integrace, o mobilním přístupu se spíše mlčí.

Verdikt

V oblasti operativy vedou dva finalisté -- Vitalist a Tracks. Pokud jste hračičkou jako já, začnete dopisovat nedodělky do Tracks, protože "to jde" a v Ruby je to navíc zábavné. Pokud chcete místo toho spravovat své GTD záležitosti, sáhnete po Vitalistu, jenž funguje out-of-box a po jisté době -- až začnete platit za Basic účet -- se začnete cítit profesionálně. Jestliže ale nejste GTD fundamentalistou, nemusíte Mít vše hotové a spíše si rádi někam píšete věci, na které chcete zapomenout, vyzkoušejte Remember the Milk.
Co se týče GTD archivace, je situace jednodušší: Nemít předchozí zkušenost s Twine, volím Evernote. Avšak archivních nástrojů použitelných pro GTD by se dalo najít určitě více. Zde platí, že je lepší sázet na praktický nástroj spíše než na čistě GTD systém, protože, jak píše D. Allen, nejde o nic víc než jen o spolehlivou kartotéku.

A třeba je to všechno o ničem, vrátím se k hromádkám papírů na stole, souborům na disku a kalendáři v mobilu. Uvidíme.